1. Introduction
GHT - Gestiones y Representaciones Chía S.A.S. ("GHT", "we", "our", or "the Company") develops and
provides enterprise
software solutions for the floral supply chain industry, including logistics, export coordination,
commercial
operations, and inventory management.
This Privacy Policy describes how we collect, use, store, process, and protect personal data through our
digital
platforms, including but not limited to:
- Webflowers - our flagship floral supply chain management software
- Associated mobile applications
- Web-based enterprise platforms
- Corporate websites and digital services
This Policy complies with Colombian Statutory Law 1581 of 2012 and other applicable data protection
regulations.
2. Scope of Application
This Policy applies to:
- Corporate clients using our software solutions
- Authorized users within client organizations
- Employees and contractors
- Suppliers and service providers
- Website visitors
Our software solutions are primarily designed for business-to-business (B2B) use within the floral
export supply chain
from Colombia to international markets, including the United States.
3. Categories of Data Collected
Depending on the service provided, GHT may collect and process:
3.1 Identification Data
- Full name
- Identification number
- Company affiliation
- Job title
3.2 Contact Data
- Email address
- Phone number
- Business address
3.3 Operational and Commercial Data
- Sales orders
- Purchase orders
- Flight information
- Shipment records
- Client and supplier records
- Inventory and materials management data
- Carriers information
3.4 Technical Data
- IP address
- Device information
- System access logs
- Usage analytics (if applicable)
- Browser information
GHT does not intentionally collect sensitive personal data unless strictly necessary for legal
compliance.
4. Purpose of Data Processing
Personal data is processed for the following purposes:
- Provision and maintenance of enterprise software services
- Contractual management
- User authentication and system access control
- Logistics coordination and export operations
- Legal and regulatory compliance
- Fraud prevention and security monitoring
- Customer support and communication
5. Data Controller and Data Processor Roles
For operational data entered into Webflowers and related platforms:
- The corporate client acts as the Data Controller
- GHT acts as the Data Processor, processing data on
behalf of the client
GHT only processes data according to contractual agreements and documented client instructions.
6. Data Sharing and International Transfers
GHT may share personal data with:
- Cloud infrastructure providers
- Hosting providers
- Email service providers
- Analytics services (if implemented)
- Legal or regulatory authorities when required
Due to the international nature of the floral export supply chain, data may be transferred outside
Colombia, including
to the United States.
All international transfers are conducted under appropriate security and contractual safeguards.
7. Data Security
GHT implements administrative, technical, and organizational security measures to protect personal data
against:
- Unauthorized access
- Loss or destruction
- Alteration
- Disclosure
Access to personal data is restricted to authorized personnel only.
8. Data Retention
Personal data is retained:
- For the duration of contractual relationships
- As required by Colombian commercial and tax regulations
- As necessary to comply with legal obligations
After retention periods expire, data will be securely deleted or anonymized.
9. Rights of Data Subjects
Under Colombian Law 1581 of 2012, data subjects have the right to:
- Access their personal data
- Request correction or updating
- Request proof of authorization
- Revoke consent where applicable
- Request deletion when legally permissible
- File complaints before the Superintendence of Industry and Commerce
Requests may be submitted to:
Email: habeas.data@grchia.com
Phone: +57 6683030
Address: Complejo Logístico El Pino, Autopista Medellín Km 2, Cota, Cundinamarca, Colombia
10. Children’s Data
Our software solutions are designed exclusively for corporate and professional use. We do not knowingly
collect personal
data from minors.
11. Changes to This Policy
GHT reserves the right to update this Privacy Policy. Any substantial changes will be communicated
through our official
digital channels.
1. Introducción
GHT - Gestiones y Representaciones Chía S.A.S. ("GHT", "nosotros", "nuestro" o "la Compañía") desarrolla
y
proporciona soluciones de software empresarial para la industria de la cadena de suministro floral,
incluyendo logística, coordinación de exportaciones, operaciones comerciales y gestión de inventarios.
Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos, procesamos y protegemos los
datos personales a través de nuestras plataformas digitales, incluyendo, pero sin limitarse a:
- Webflowers - nuestro software principal de gestión de la cadena de suministro floral
- Aplicaciones móviles asociadas
- Plataformas empresariales basadas en la web
- Sitios web corporativos y servicios digitales
Esta Política cumple con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Colombia y demás regulaciones aplicables en
materia de protección de datos.
2. Alcance de Aplicación
Esta Política aplica a:
- Clientes corporativos que utilizan nuestras soluciones de software
- Usuarios autorizados dentro de las organizaciones clientes
- Empleados y contratistas
- Proveedores y prestadores de servicios
- Visitantes del sitio web
Nuestras soluciones de software están diseñadas principalmente para uso empresarial (B2B) dentro de la
cadena de suministro de exportación floral desde Colombia hacia mercados internacionales, incluyendo los
Estados Unidos.
3. Categorías de Datos Recopilados
Dependiendo del servicio prestado, GHT puede recopilar y procesar:
3.1 Datos de Identificación
- Nombre completo
- Número de identificación
- Afiliación empresarial
- Cargo o puesto
3.2 Datos de Contacto
- Dirección de correo electrónico
- Número telefónico
- Dirección comercial
3.3 Datos Operativos y Comerciales
- Órdenes de venta
- Órdenes de compra
- Información de vuelos
- Registros de despachos
- Registros de clientes y proveedores
- Datos de inventario y gestión de materiales
- Información de transportadores
3.4 Datos Técnicos
- Dirección IP
- Información del dispositivo
- Registros de acceso al sistema
- Analítica de uso (si aplica)
- Información del navegador
GHT no recopila intencionalmente datos personales sensibles, salvo cuando sea estrictamente necesario
para
el cumplimiento legal.
4. Finalidad del Tratamiento de Datos
Los datos personales se procesan para las siguientes finalidades:
- Prestación y mantenimiento de los servicios de software empresarial
- Gestión contractual
- Autenticación de usuarios y control de acceso al sistema
- Coordinación logística y operaciones de exportación
- Cumplimiento legal y regulatorio
- Prevención de fraude y monitoreo de seguridad
- Soporte al cliente y comunicación
5. Roles de Responsable y Encargado del Tratamiento
Para los datos operativos ingresados en Webflowers y plataformas relacionadas:
- El cliente corporativo actúa como Responsable del Tratamiento
- GHT actúa como Encargado del Tratamiento, procesando los
datos en
nombre del cliente
GHT únicamente procesa los datos conforme a los acuerdos contractuales y a las instrucciones
documentadas
del cliente.
6. Compartición de Datos y Transferencias
Internacionales
GHT puede compartir datos personales con:
- Proveedores de infraestructura en la nube
- Proveedores de hosting
- Proveedores de servicios de correo electrónico
- Servicios de analítica (si se implementan)
- Autoridades legales o regulatorias cuando sea requerido
Debido a la naturaleza internacional de la cadena de suministro de exportación floral, los datos pueden
ser
transferidos fuera de Colombia, incluyendo a los Estados Unidos.
Todas las transferencias internacionales se realizan bajo las debidas salvaguardas contractuales y de
seguridad.
7. Seguridad de la Información
GHT implementa medidas de seguridad administrativas, técnicas y organizacionales para proteger los datos
personales contra:
- Acceso no autorizado
- Pérdida o destrucción
- Alteración
- Divulgación
El acceso a los datos personales está restringido únicamente a personal autorizado.
8. Conservación de los Datos
Los datos personales se conservan:
- Durante la vigencia de las relaciones contractuales
- Según lo requerido por la normativa comercial y tributaria colombiana
- Cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales
Una vez vencidos los periodos de conservación, los datos serán eliminados o anonimizados de forma
segura.
9. Derechos de los Titulares de los Datos
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos tienen derecho a:
- Acceder a sus datos personales
- Solicitar corrección o actualización
- Solicitar prueba de la autorización otorgada
- Revocar el consentimiento cuando sea aplicable
- Solicitar la supresión cuando sea legalmente procedente
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Las solicitudes pueden enviarse a:
Email: habeas.data@grchia.com
Teléfono: +57 6683030
Dirección: Complejo Logístico El Pino, Autopista Medellín Km 2, Cota, Cundinamarca, Colombia
10. Datos de Menores de Edad
Nuestras soluciones de software están diseñadas exclusivamente para uso corporativo y profesional.
No recopilamos intencionalmente datos personales de menores de edad.
11. Modificaciones a esta Política
GHT se reserva el derecho de actualizar esta Política de Privacidad.
Cualquier cambio sustancial será comunicado a través de nuestros canales digitales oficiales.
